Version v1 — en vigueur à compter du 15 septembre 2026

Conditions particulières de location des kits matériels Quorum

Préambule

Les présentes conditions particulières (ci-après les « Conditions Kit ») régissent la location ponctuelle de kits matériels Quorum (ci-après le ou les « Kit(s) ») proposée par Nicolas Antoine, exerçant sous la dénomination commerciale SyndIQ (ci-après l'« Éditeur » ou le « Loueur »), en complément du service Quorum régi par les Conditions générales d'utilisation (ci-après les « CGU », accessibles à l'adresse quorum.syndiq.com/cgu).

Les termes commençant par une majuscule non définis aux présentes ont la signification que leur donnent les CGU (notamment : Éditeur, Utilisateur, Service, AG, ACP, Organisation).

La location d'un Kit est optionnelle. Le Service Quorum est pleinement fonctionnel sans Kit. Le Kit répond au besoin spécifique des assemblées générales dont certains participants ne disposent pas d'un appareil personnel permettant de voter via le Service, ou dont le lieu de tenue ne dispose pas d'une connectivité suffisante.

L'acceptation des présentes Conditions Kit est recueillie électroniquement lors de chaque réservation, avec horodatage et référence de version. Cette acceptation conditionne la réservation.

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1. Objet, champ d'application et définitions

1.1 Objet

Les présentes Conditions Kit définissent les conditions de réservation, de location, de remise, d'utilisation, de restitution et de facturation des Kits, ainsi que le régime de caution et de responsabilité applicable.

1.2 Articulation avec les CGU

Les Conditions Kit complètent les CGU. La règle de conflit entre documents contractuels est celle de l'article 1.2 des CGU, à laquelle les présentes renvoient ; elles n'en énoncent aucune autre. Pour tout ce qui n'est pas régi par les présentes (notamment l'utilisation du Service lui-même), les CGU s'appliquent.

Conformément à l'article 8.6 des CGU, les sommes versées au titre de la location, de la caution ou de la valeur de remplacement d'un Kit ne sont pas prises en compte dans le plafond de responsabilité prévu par les CGU. Le régime de responsabilité applicable aux Kits est défini exclusivement par les présentes.

1.3 Régime juridique

La location d'un Kit constitue un louage de choses mobilières régi par le droit commun belge. Elle ne relève d'aucun régime de bail immobilier.

1.4 Définitions particulières

Pour l'application des présentes :

• Jour ouvrable : tout jour autre que le samedi, le dimanche et les jours fériés légaux belges ;
• Jour calendrier : tout jour, en ce compris les samedis, dimanches et jours fériés.

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2. Parties — locataire et gardien du matériel

2.1 Le locataire

Le locataire est l'Utilisateur (le syndic, professionnel ou non-professionnel) qui effectue la réservation via le Service, quelle que soit la partie destinataire de la facture (article 8).

Lors de la réservation, l'Utilisateur communique ou confirme les informations d'identification requises pour le dossier de location — notamment, pour les syndics non-professionnels, ses nom, prénom et adresse postale.

2.2 Garde du matériel

L'Utilisateur assume la garde exclusive du Kit depuis sa remise jusqu'à sa restitution constatée. Une ACP destinataire d'une facture de location n'acquiert en aucun cas la qualité de gardienne du matériel.

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3. Description des Kits et composition

3.1 Matériel

Chaque Kit se compose de tablettes tactiles, d'un routeur 4G sur batterie assurant la connectivité, de batteries externes (powerbanks) et des accessoires nécessaires à l'utilisation et à la recharge du matériel (étuis de protection, câbles, chargeurs, multiprise, sac ou boîte de transport, etc.), selon la composition ci-dessous. Chaque appareil porte un identifiant individuel (étiquette d'inventaire).

3.2 Compositions et tarifs

La composition est déterminée automatiquement par le nombre de tablettes demandé lors de la réservation :

Les tarifs s'entendent toutes taxes comprises (TVA 21 %), par assemblée générale. Au-delà de 20 tablettes, la demande est transmise à l'Éditeur, via le Service, pour une offre personnalisée, sans garantie de disponibilité.

3.3 Connectivité incluse

Le routeur 4G inclut une connectivité mobile (carte SIM data) pour la durée de la location. Conformément à l'article 3.3 des CGU, la responsabilité de l'Éditeur se limite au bon fonctionnement du matériel fourni ; elle exclut expressément les défaillances du réseau de l'opérateur mobile tiers (indisponibilité, congestion, couverture insuffisante) ainsi que les dommages résultant d'une mauvaise utilisation du matériel.

Partage avec les appareils des participants. Dans la limite des capacités techniques du routeur, le réseau Wi-Fi émis par le routeur du Kit peut être partagé avec les appareils personnels des participants, par exemple lorsque ceux-ci ne disposent pas de connexion de données mobiles sur leur propre appareil. Ce partage est offert à titre de simple commodité, en l'état, sans aucune garantie de débit ni de disponibilité. L'usage de ce réseau par les tablettes du Kit demeure prioritaire : il appartient à l'Utilisateur de limiter ou d'interrompre le partage en cas de saturation. Aucune défaillance de la connectivité offerte aux appareils personnels ne peut engager la responsabilité de l'Éditeur.

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4. Réservation

4.1 Réservation via le Service

La réservation s'effectue exclusivement via le Service, pour une assemblée générale déterminée. Une seule réservation active par assemblée générale est possible.

4.2 Acceptation des présentes

La réservation emporte acceptation des présentes Conditions Kit dans leur version en vigueur, horodatée et référencée dans le Service.

4.3 Confirmation

La réservation est soit confirmée automatiquement (sous réserve de disponibilité du matériel et du respect du délai de l'article 4.4), soit soumise à examen par l'Éditeur, qui l'accepte ou la refuse dans les meilleurs délais. Le refus d'une réservation n'ouvre droit à aucune indemnité.

4.4 Délai de réservation

La réservation par le flux automatique requiert un délai minimal de trois (3) jours ouvrables avant la date de l'assemblée générale. Les demandes plus tardives sont soumises à examen individuel, sans garantie de disponibilité.

4.5 Annulation par l'Utilisateur

L'Utilisateur peut annuler sans frais toute réservation tant que le matériel n'a pas été remis. L'annulation s'effectue via le Service. Si la facture de location a déjà été acquittée, elle fait l'objet d'un remboursement intégral par virement.

4.6 Droit de rétractation

Utilisateurs professionnels (disposant d'un numéro d'entreprise BCE ou agissant pour le compte d'une entité morale dotée d'un tel numéro) : le droit de rétractation prévu au Livre VI du Code de droit économique ne s'applique pas, la location relevant d'un usage professionnel.

Utilisateurs consommateurs (Syndic non-professionnel, personne physique sans numéro BCE) : conformément à l'article VI.47 du Code de droit économique, l'Utilisateur consommateur dispose d'un délai de quatorze (14) jours à compter de la conclusion de la réservation pour se rétracter, sans avoir à justifier de motif ni à supporter de frais autres que ceux prévus par la loi. La rétractation est exercée par simple notification à contact@syndiq.com ; elle entraîne le remboursement intégral des sommes versées au titre de la location, par virement, dans un délai de quatorze jours à compter de la réception de la notification.

Articulation avec l'article 4.5. Tant que le matériel n'a pas été remis, l'annulation prévue à l'article 4.5 demeure ouverte à tout Utilisateur, sans condition de délai et sans motif : sur cette période, elle est plus favorable que le droit de rétractation. Le présent article ne la restreint en rien ; il ouvre, au seul Utilisateur consommateur, une voie supplémentaire qui subsiste après la remise, dans le délai de quatorze jours.

Renonciation anticipée en cas d'exécution. Conformément à l'article VI.53 du Code de droit économique, l'Utilisateur consommateur perd son droit de rétractation lorsque, préalablement à la remise du matériel intervenant pendant le délai de rétractation, il a demandé expressément l'exécution et reconnu perdre ce droit, et que cette demande et cette reconnaissance ont été recueillies et conservées par l'Éditeur.

À défaut de ce recueil, le droit de rétractation subsiste dans les conditions de l'article VI.47, quand bien même le matériel aurait été remis pendant le délai.

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5. Prix, facturation et paiement

5.1 Facturation

La location donne lieu à l'émission d'une facture par l'Éditeur via le Service, adressée conformément à l'article 8. La facture est établie toutes taxes comprises (TVA 21 %).

5.2 Frais de livraison

Les frais de livraison éventuels (article 6) figurent sur la facture en ligne distincte du prix de location.

5.3 Paiement — virement uniquement

Le paiement s'effectue exclusivement par virement bancaire, au moyen de la communication structurée figurant sur la facture. Aucun paiement par carte n'est accepté pour les Kits.

5.4 Échéance de paiement

Le paiement doit être effectif (crédité sur le compte de l'Éditeur) au plus tard à la première des deux échéances suivantes : cinq (5) jours calendrier après l'émission de la facture, ou trois (3) jours ouvrables avant la date de l'assemblée générale. L'échéance applicable figure sur la facture et dans le Service.

Les appareils nécessaires sont réservés, dès la soumission de la réservation, pour la période s'étendant de la remise à la restitution (article 7) ; en dehors de cette période, ils demeurent disponibles pour d'autres locations. Les délais de paiement sont volontairement brefs afin de libérer rapidement cette période en cas de renoncement.

5.5 Défaut de paiement

À défaut de paiement effectif à l'échéance, la réservation est résolue de plein droit, sans formalité ni indemnité de part et d'autre. L'Éditeur libère alors le matériel réservé, qui redevient disponible pour d'autres locations.

5.6 Code de déverrouillage

Après constatation du paiement, l'Utilisateur reçoit un code de déverrouillage propre à l'assemblée générale réservée, visible dans le Service et transmis par courrier électronique (e-mail). Ce code permet d'activer les tablettes du Kit pour l'assemblée concernée, dans la limite du nombre de tablettes payé, et il cesse d'être valable à la clôture de cette assemblée générale ou, si celle-ci ne se tient pas, à la restitution du matériel (article 7.3) — la première de ces deux échéances. Le code ne figure jamais sur la facture.

L'activation d'un nombre d'appareils supérieur au nombre payé est techniquement bloquée. La conservation physique du Kit au-delà d'une assemblée ne confère aucun droit d'usage pour une assemblée ultérieure sans nouvelle réservation payée.

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6. Livraison, remise et installation

6.1 Modalités de remise

La remise du matériel s'effectue soit par retrait au siège de l'Éditeur à Gembloux, soit par livraison par l'Éditeur à l'adresse indiquée lors de la réservation. Le moment précis de la remise est convenu entre les parties.

La remise du matériel est, en toute hypothèse, subordonnée au paiement effectif préalable de la facture de location. Aucun paiement de la location n'est accepté au moment de la remise ; seule la caution (article 9) est remise à ce moment.

6.2 Frais de livraison — barème « 3×25 »

La livraison est gratuite dans un rayon de 25 kilomètres autour de Gembloux (point de référence : gare SNCB de Gembloux).

Au-delà de ce rayon, seuls les kilomètres excédentaires sont facturés : 0,25 € par kilomètre, à l'aller et au retour — soit 0,50 € par kilomètre au-delà du rayon — avec un maximum de 25 € TTC par location.

La distance retenue est la distance routière entre Gembloux et le lieu de livraison, déterminée à partir du code postal indiqué lors de la réservation. Les frais couvrent à la fois la livraison et la reprise du matériel : ils ne sont facturés qu'une seule fois par location.

Exemple : lieu de livraison situé à 45 km de Gembloux → 20 km au-delà du rayon → 20 × 0,50 € = 10 €.

6.3 Dispense de frais — matériel déjà sur place

Aucun frais de livraison n'est dû lorsque le matériel nécessaire se trouve déjà chez l'Utilisateur au titre d'une location antérieure (article 7.4).

6.4 Installation par l'Utilisateur

L'installation du Kit incombe à l'Utilisateur, qui dispose d'un support visuel d'instructions fourni avec le matériel. L'installation se limite à la mise sous tension du routeur et des tablettes et à la saisie du code de déverrouillage. L'Éditeur ne procède à aucune installation sur site.

6.5 Constat contradictoire de remise

Un constat contradictoire du matériel est dressé à la remise (le « constat de remise ») : liste des appareils remis et état apparent, signé ou validé par les deux parties. À défaut de réserve formulée à la remise, le matériel est présumé remis complet et en bon état de fonctionnement.

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7. Utilisation, durée et restitution

7.1 Usage conforme

Le Kit est destiné exclusivement à la participation aux votes de l'assemblée générale pour laquelle il est réservé, via le Service. L'Utilisateur s'interdit notamment : toute sous-location ou mise à disposition de tiers hors du cadre de l'assemblée ; toute tentative de contournement du mode d'utilisation verrouillé des tablettes ; toute modification matérielle ou logicielle des appareils.

7.2 Signalement des incidents

Tout dysfonctionnement, dommage, perte ou vol est signalé à l'Éditeur dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 24 heures de sa découverte, à contact@syndiq.com.

7.3 Restitution

L'Utilisateur restitue le matériel complet dans les deux (2) jours ouvrables suivant la tenue de l'assemblée générale, selon les modalités convenues avec l'Éditeur (reprise par l'Éditeur ou retour à Gembloux).

Cette obligation est suspendue lorsque l'Éditeur n'est pas disponible pour organiser la reprise dans ce délai (indisponibilité, regroupement de tournées) : dans ce cas, le matériel demeure sous la garde de l'Utilisateur sans frais ni pénalité jusqu'à la reprise convenue.

7.4 Conservation en vue d'une assemblée ultérieure

Lorsqu'une nouvelle réservation porte sur une assemblée ultérieure de l'Utilisateur se tenant au plus tard sept (7) jours calendrier après la précédente, le matériel peut demeurer sur place entre les deux assemblées, sans frais de livraison pour la nouvelle réservation. Un nouveau code de déverrouillage est délivré pour chaque assemblée après paiement de la réservation correspondante.

Le maintien sur place suppose que la nouvelle réservation soit acceptée et payée au plus tard au moment convenu pour la reprise du matériel ; à défaut, le matériel est repris dans les conditions de l'article 7.3 et, si la nouvelle réservation est ensuite payée, elle donne lieu à une livraison dans les conditions de l'article 6.

Le maintien sur place n'est pas garanti lorsque le matériel est nécessaire pour honorer la réservation d'un autre Utilisateur : l'Éditeur peut alors reprendre le matériel entre les deux assemblées et le livrer à nouveau avant la seconde assemblée, sans frais de livraison supplémentaires pour l'Utilisateur.

Au-delà du délai de sept jours, l'Éditeur reprend le matériel entre les deux assemblées dans les conditions de l'article 7.3, et la nouvelle réservation donne lieu à une livraison distincte, facturée conformément à l'article 6.2. L'Éditeur peut toutefois convenir avec l'Utilisateur de laisser le matériel sur place ; dans ce cas, aucun frais de livraison n'est dû pour la nouvelle réservation.

7.5 Retard de restitution

Sans préjudice de l'article 7.3 alinéa 2, tout retard de restitution imputable à l'Utilisateur, hors cas de force majeure, alors que l'Éditeur était disponible pour la reprise, donne lieu à une pénalité forfaitaire de 15 € par jour ouvrable de retard, plafonnée à 150 €, imputée en priorité sur la caution.

Au-delà de dix (10) jours ouvrables de retard imputable à l'Utilisateur, le matériel non restitué est présumé perdu. L'Éditeur peut alors le facturer à sa valeur de remplacement (article 10.3), sans préjudice de la restitution ultérieure qui donnerait lieu à avoir.

7.6 Constat contradictoire de reprise

Un constat contradictoire du matériel est dressé à la restitution (le « constat de reprise »). Il constate le caractère complet du retour et l'état de chaque appareil, et sert de base à la restitution de la caution et, le cas échéant, à la facturation des dégâts (article 10).

7.7 Gestion à distance du matériel

Les tablettes du Kit sont administrées à distance par l'Éditeur au moyen d'un agent de gestion de flotte. Cet agent assure le verrouillage des tablettes en mode borne, l'effacement des données d'application à la fermeture de la session, et permet à l'Éditeur d'en connaître la position.

La localisation est limitée à un seul cas : retrouver un Kit non restitué au sens de l'article 7.5 ou déclaré volé au sens de l'article 7.2. L'Éditeur ne consulte la position d'aucun appareil en dehors de ce cas, ne conserve aucun historique de positions, et la prise en main à distance des tablettes est désactivée dans la configuration.

Le traitement correspondant est décrit à la section 6 ter.6 de la Politique de confidentialité.

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8. Destinataire de la facture

8.1 Destinataire de la facture

Lorsque l'Utilisateur est un Syndic professionnel, il choisit le destinataire de la facture de location : soit l'ACP concernée par l'assemblée générale, soit son Organisation. Lorsqu'il est un Syndic non-professionnel, la facture de location est adressée à l'ACP concernée par l'assemblée générale.

Le destinataire de la facture ne modifie en rien la qualité de locataire et de gardien de l'Utilisateur (article 2).

8.2 Facture à l'ACP

Lorsque la facture est adressée à l'ACP, il appartient à l'Utilisateur de s'assurer que son mandat de syndic l'autorise à engager l'ACP pour cette dépense.

8.3 Transmission

La facture est transmise par voie électronique structurée (réseau Peppol) lorsque le destinataire y est joignable, et par courrier électronique (e-mail, au format PDF) dans le cas contraire.

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9. Caution

9.1 Nature

La caution est un dépôt de garantie restituable. Elle ne constitue ni un paiement ni une avance sur le prix de location, n'est pas soumise à la TVA et ne donne pas lieu à facture. Elle garantit la restitution du matériel complet et en bon état.

9.2 Montants et dégressivité

Le montant de la caution dépend de la composition louée et de l'historique de location de l'Utilisateur :

La caution de base est réduite de 10 % à chaque restitution complète et sans retenue (article 10), jusqu'au plancher de 50 % du montant de base. Cette dégressivité est acquise à l'Organisation de l'Utilisateur et s'applique sur l'ensemble de ses locations, toutes assemblées confondues ; pour un Syndic non-professionnel, qui n'est rattaché à aucune Organisation au sens de l'article 1.3 des CGU, elle est acquise à son Compte. Une restitution donnant lieu à retenue n'entraîne aucune réduction supplémentaire, sans remettre en cause les réductions déjà acquises. Le montant applicable est calculé et affiché par le Service lors de la réservation, et rappelé avant la remise.

9.3 Remise de la caution

La caution est remise à la remise du matériel, au choix de l'Utilisateur : en espèces (conservées sous enveloppe scellée et contresignée jusqu'à la restitution), ou par virement bancaire instantané ou paiement mobile équivalent. Le Service ne prélève jamais la caution ; sa remise est constatée entre les parties et fait l'objet d'une quittance.

9.4 Restitution de la caution

La caution est restituée intégralement à la restitution du matériel complet et sans dégât, constatée au constat contradictoire de reprise. En cas de dégâts, elle est affectée au paiement de la facture de dégâts dans les conditions de l'article 10.4.

La restitution de la caution — intégrale ou après imputation — fait l'objet d'un reçu contresigné par l'Utilisateur, mentionnant le montant restitué et, le cas échéant, l'imputation opérée et la référence de la facture concernée.

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10. Dégâts, pertes et responsabilité

10.1 Responsabilité du locataire

L'Utilisateur est responsable de plein droit de la perte, du vol et de toute détérioration du matériel survenus entre la remise et la restitution constatée, sauf usure normale et sauf force majeure. Cette responsabilité s'applique que la caution ait été remise ou non, et sans limitation à son montant.

10.2 Usure normale

L'usure résultant d'un usage normal et conforme (micro-rayures d'usage, usure des connectiques) n'est pas facturable. La qualification s'opère contradictoirement au constat de reprise.

10.3 Barème des dégâts — forfaits contractuels

Les dégâts sont facturés selon le barème forfaitaire suivant, toutes taxes comprises :

Les montants de remplacement sont des forfaits contractuels convenus d'avance : ils couvrent, outre le remplacement de l'appareil par un matériel équivalent, les frais de remise en service (configuration, ré-enrôlement dans la gestion de flotte de l'Éditeur) et l'indisponibilité de l'appareil. Ils ne sont pas révisés en fonction du prix d'achat du matériel au jour du constat.

Les forfaits de nettoyage et de dommage esthétique ne peuvent excéder le forfait de remplacement de l'appareil concerné ; les powerbanks ne donnent lieu qu'au forfait de remplacement.

Autres accessoires fournis avec le Kit (étuis de protection, câbles, chargeurs, multiprises, sac ou boîte de transport, etc.) : en cas de perte ou de détérioration, ils sont facturés à leur valeur de remplacement au jour du constat, telle qu'elle résulte du prix courant d'un article équivalent.

Le barème est appliqué par appareil, sur la base du constat contradictoire de reprise.

10.4 Facturation des dégâts et imputation de la caution

Tout dégât constaté donne lieu à l'émission d'une facture (TVA 21 %), y compris lorsque le montant des dégâts est inférieur à la caution. Cette facture est adressée :

• pour les syndics professionnels : à l'Organisation de l'Utilisateur, en sa qualité de gardien, y compris lorsque la facture de location avait été adressée à l'ACP ;
• pour les syndics non-professionnels : à l'ACP concernée ; l'Utilisateur demeure toutefois personnellement tenu du paiement, en sa qualité de gardien, en cas de défaut de paiement de l'ACP.

La caution est affectée au paiement de cette facture :

• si la caution couvre le montant facturé, la facture est soldée par imputation et le solde de caution est restitué à l'Utilisateur ;
• si la caution est insuffisante, elle est intégralement imputée et le solde de la facture reste dû, payable par virement dans les conditions de l'article 5.

10.5 Réserve consommateur

Conformément à l'article 8.7 des CGU, les limitations et modalités du présent article ne s'appliquent pas à l'Utilisateur agissant en qualité de consommateur au sens de l'article I.1, 2° du Code de droit économique, dans la mesure où elles seraient incompatibles avec les dispositions impératives du Livre VI du même Code.

Elles ne s'appliquent pas davantage à l'ACP qui bénéficie, en vertu de la loi du 9 février 2024, des protections reconnues au consommateur en matière de clauses abusives, dans la même mesure et aux mêmes conditions que celles prévues à l'alinéa précédent, sans que la présente stipulation emporte reconnaissance de cette qualification dans le chef d'une ACP déterminée. Cette réserve est d'autant plus nécessaire ici que la facture de location du Syndic non-professionnel est adressée à l'ACP (article 8.1) et que la facture de dégâts peut l'être également (article 10.4) : l'ACP est alors le débiteur réel.

Elles ne s'appliquent pas davantage en cas de dommage corporel, de fraude, de dol, de faute intentionnelle ou de faute lourde de l'Éditeur.

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11. Données personnelles

Les données traitées dans le cadre de la location (identification du locataire, coordonnées de livraison, données de caution, historique de location, constats de dégâts) sont décrites dans la Politique de confidentialité, section relative aux kits matériels.

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12. Modification des présentes

Les présentes Conditions Kit peuvent être modifiées dans les mêmes conditions que les CGU (notification préalable de 30 jours pour toute modification substantielle). La version applicable à une location est celle acceptée lors de la réservation, dont la référence et l'horodatage sont conservés dans le Service.

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13. Droit applicable et juridiction

Les présentes Conditions Kit sont régies par le droit belge. Tout litige relève de la compétence exclusive du Tribunal de l'Entreprise de Liège, division de Namur, sous réserve, pour l'Utilisateur agissant en qualité de consommateur, des règles impératives de compétence prévues à l'article 13.3 des CGU.